Accounting Information System

Bisnis Proses dalam siklus pendapatannya

                PT. Mustika Ratu merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam usaha penjualan kosmetik dan jamu sebagai perusahaan yang pendapatannya bersumber dari aktivitas penjualan, maka penanganan terhadap aktivitas penjualan harus dilaksanakan berdasarkan suatu prosedur yang memadai, dimana dalam suatu prosedur melibatkan beberapa fungsi dalam bagian – bagian terkait dengan penjualan.

 Beberapa hal yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan kredit PT. Mustika Ratu:

 v Fungsi – fungsi yang terkait dengan penjualan kredit

v Dokumen – dokumen yang digunakan v Prosedur penjualan kredit

v Bagan alir dokumen pada sistem akuntansi penjualan

         
       
Dalam pelaksanaan PT. Mustika Ratu melakukan penjualan secara tunai dan kredit. Penjualan secara kredit dilaksanakan dengan cara pembayaran berdasarkan angsuran dalam arti pembayaran tidak dilunasi dalam satu waktu. Jika pembeli ingin melakukan pembelian secara kredit harus ada persetujuan sebelumnya dari bagian kredit dan melakukan pembelian secara tunai minimal 4 kali. Dalam siklus pendapatan PT. Mustika Ratu,Tbk melakukan prosedur penjualan kredit. Dimana pendapatan yang diperoleh PT. Mustika Ratu sebagian besar berasal dari penjualan kredit. Penjualan kredit pada PT. Mustika Ratu dilakukan oleh fungsi – fungsi terkait, yaitu salesmen, fungsi kredit, fungsi penjualan, fungsi gudang, ungsi pengiriman, fungsi penagihan, fungsi akuntansi dan keuangan. Masing – masing dari fungsi tersebut memiliki tugas dan tanggungjawab yang berbeda seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Berikut adalah prosedur penjualan kredit yang dilakukan oleh PT. Mustika Ratu:

Di mulai dari salesmen menawarkan produk pada toko yang didatangi, kemudian dicatat pada surat pesanan dan diserahkan ke bagian kredit untuk meminta otorisasi kredit. Selanjutnya, surat pesanan tersebut dikirimkan ke penjualan untuk dibuatkan formulir order penjualan rangkap 2. Surat tersebut diserahkan ke gudang aga disiapkan barangnya. Setelah barang dikirim ke pelanggan fungsi pengiriman memberikan delivey order lembar ke-4 untuk dibuat faktur penjualan sebagai dasar penagihan ke pelanggan.

Fungsi kredit menerima surat pesanan penjualan dari salesman, kemudian menganalisis apakah layak diberikan kredit atau tidak. Persetujuan kredit disetujui oleh fungsi kredit dan manager sales and distribution dengan menandatangani pada surat pesanan dan menyerahkan kepada penjualan sebagai dasar pembuatan formulir order penjualan.

 Dalam prosedur ini, kepala gudang menyiapkan barang yang telah dipesan oleh pelanggan dengan memeriksa kesesuaian formulir order penjualan. Kemudian staff administrasi gudang membuat delivery order sebanyak 6 7 rangkap. Satu rangkap untuk arsip dan sisanya didistribusikan ke departement EDP. Bagian gudang harus selalu memeriksa jumlah, jenis barang, dan tanggal kadaluasa barang. Setelah dilakukan pemeriksaan dan pencocokan, petugas barang jadi menyerahkan delivery order lembar 3 dan 4 bersama barang kepada petugas ekspedisi sebagai dasar pembuatan perhitungan nilai asuransi dan pembuatan surat jalan.

Dalam prosedur ini, piutang dicatat sesuai dengan dokumen – dokumen pendukung yang berhubungan transaksi penjualan tersebut. adapun sistem pencatatan penjualan yang digunakan adalah sistem perpetual, dimana setiap jenis barang jadi memiliki rekening sendiri – sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Sistem penlaian yang dilakukan PT. Mustika Ratu menggunakan metode FIFO. Setelah selesai dokument akan disimpan sebagai arsip.

 Fungsi penagihan menerima faktur penjualan lembar pertama dan ke 2 dari fungsi penjualan dan dicocokan jumlah dan jenis barang. Setelah sesuai dokument tersebut dibawa ke fungsi penagihan yang dibantu oleh dept collector melakukan penagihan kepada pelanggan sesuai dengan faktur penjualan. Lembar pertama diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan telah melunasi pembayaran dan lembar kedua diserahkan ke bagian akuntansi sebagai arsip. Jadi pendapatan yang diperoleh PT. Mustika Ratu berdasarkan pada periode waktu dan aktivitas operasional perusahaan, yaitu penjualan secara kredit.

Dokumen yang digunakan PT Mustika Ratu

                Pada sistem akuntansi penjualan PT Mustika Ratu dibutuhkan alat bantu berupa dokumen dalam mempermudah sistem akuntansi penjualan. Dokumen digunakan sebagai bukti transaksi yang dilakukan oleh PT Mustika Ratu, selain itu dokumen juga dibutuhkan sebagai alat informasi antara fungsi-fungsi yang terkait dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenang terhadap dokumen itu sendiri. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan pada PT Mustika Ratu adalah sebagai berikut:

Surat order penjualan ini digunakan oleh salesman untuk pesanan barang dari pelanggan kepada perusahaan. Surat order digunakan sebagai otorisasi pemberian kredit dari fungsi kredit kepada pelanggan. Surat order bernomor urut, tanggal, kode pelanggan, nama salesman dan harus diotorisasi oleh manajer sales and distribution atau manager ekspor. Surat oder berisikan kode barang, nama barang, jumlah barang, harga satuan dan jumlah harga barang.

Dokumen ini berisikan tentang kode barang, keterangan barang yang dikirim, total harga barang yang akan dibayar, jangka waktu pembayaran. Faktur penjualan dibuat atas dasar permintaan pembayaran kredit pelanggan. Jadi, dari dokumen ini manajemen dan pelanggan dapat mengetahui kapan jatuh tempo pembayarannya. 14 Faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan yang terdiri dari empat rangkap.

Dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada customer (pembeli) atau penerima yang ditentukan oleh pembeli dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai kepelanggan sehingga barang dengan quantity, spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya diterima oleh pelanggan. Surat jalan dibuat oleh fungsi pengirim atas kesepakatan pesanan yang kemudian surat jalan dikirim bersamaan dengan barang.

Dokumen ini digunakan sebagai surat perintah pengeluaran barang. Delivery Order dilakukan oleh fungsi administrasi gudang sebagai bukti pengeluaran barang. Delivery order bernomor urut cetak dan harus diotorisasi oleh pengawas gudang dan kepala gudang. DO berisikan nomor batch, nama barang, unit barang, harga satuan, dan jumlah yang diserahkan.

Order Penjualan Dokumen ini dibuat oleh fungsi penjualan yang digunakan untuk mencatat secara lengkap semua barang yang dibeli dari permintaan pelanggan. Formulir order penjualan dibuat berdasarkan surat pesanan. Formulir order penjualan berisikan nama pembeli, alamat pembeli, nama barang, jumlah barang dan harus diotorisasi oleh bagian EDP untuk diproses dari manual ke komputer dan fungsi penjualan. Berdasarkan keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa dalam sistem akuntansi penjualan membutuhkan dokumen sebagai alat atau bukti transaksi penjualan. Dokumen yang dikeluarkan harus berdasarkan wewenang yang telah ditetapkan kepada beberapa fungsi oleh perusahaan.

 

Penjelasan Mengenai Flowchart

Diagram salesman Salesman memasarkan produk-produk mustika ratu dengan mendatangi calon pelanggan ke toko-toko, setelah ada kesepakatan pembelian salesmen mengisi pesanan dalam surat pesanan.

a.        Diagram fungsi kredit Pelanggan yang masih memiliki hutang kepada PT Mustika Ratu, tidak diperbolehkan untuk melakukan pembelian dengan cara pembayaran kredit sebelum pembeli tersebut melunasi hutangnya. Jika pelanggan tidak memiliki hutang kepada perusahaan, maka fungsi kredit memberikan otorisasi. Kemudian fungsi kredit mengirim surat order ke fungsi penjualan untuk memberi informasi bahwa permintaan kredit pelanggan telah disetujui. 8 Surat jalan 2 9 Faktur penjualan 4 Jurnal penjualan Perpetual T Mulai Surat jalan 2 Faktur penjualan 4 12

b.       Diagram fungsi penjualan Dalam diagram, ini, staff penjualan membuat formulir order penjualan yang terdiri 2 lembar, yaitu: 1. Lembar fungsi gudang 2. Lembar diarsipkan fungsi penjualan. Setelah barang dikirim kepelanggan, fungsi penjualan menerima delivery order 4 lembar, yaitu: 1. Lembar putih diberikan kepada pelanggan 2. Lembar berwarna merah untuk fungsi penagihan 3. Lembar berwarna hijau untuk diarsipkan oleh fungsi penjualan 4. Lembar berwarna kuning diberikan kepada fungsi akuntansi dan keuangan. Setelah itu fungsi penjualan membuat faktur penjualan sebagai dasar penagihan hutang.

c.       Fungsi gudang Petugas gudang barang jadi menerima formulir order penjualan lembar pertama, kemudian menyiapkan barang dan memeriksa kesesuaian barang dengan dokumen tersebut. Setelah itu, staff administrasi gedung membuat delivery order yang terdiri dari 6 rangkap, yaitu: 1. Lembar yang diarsipkan ke bagian gudang 2. Lembar yang didistribusikan ke departemen EDP 3. Lembar didistribusikan untuk departemen sales and distribution 4. Untuk bagian ekspedisi 5. Untuk bagian penagihan 6. Untuk jasa pengangkutan.

d.       Fungsi pengiriman Fungsi pengiriman menerima delivery order lembar keempat yang kemudian fungsi pengiriman membuat surat jalan yang terdiri dari 3 rangkap, yaitu: 1. Dikirim kepada pelanggan sebagai slip pembungkus 2. Dikirimkan kepada fungsi akuntansi sebagai bukti penyerahan barang dan perhitungan komisi 3. Diarsipkan oleh fungsi ekspedisi

e.       Fungsi penagihan Fungsi penagihan menerima faktur penjualan lembar pertama yang nantinya akan diserahkan kepada pembeli dan faktur penjualan lembar kedua dari fungsi penjualan dan delivery order lembar kelima dari fungsi gudang, kemudian fungsi penagihan melakukan penagihan kepada pelanggan dengan menyerahkan bukti setor sementara lembar pertama 13 diberikan kepada pelanggan dan lembar kedua akan diserahkan ke fungsi akuntansi untuk dicatat transaksi pembayaran pada hari itu.

f.        Fungsi akuntansi dan keuangan Fungsi akuntansi menerima faktur penjualan lembar keempat dari fungsi penjualan dan surat jalan lembar kedua dari fungsi pengiriman yang kemudian dokumen tersebut diarsipkan. Lalu fungsi akuntansi akan melakukan pencatatan jurnal penjualan sesuai tanggal pengiriman barang dan dokumen